Definiramo cilj i profil grupe prije prvog susreta: opušteno druženje, analitička rasprava ili miks. Odlučujemo o veličini (6–12 članova) i ritmu (svaka 2 ili 4 tjedna). Postavljamo osnovna pravila: poštovanje vremena, neprekidanje i prostor za različita mišljenja.
Zatim biramo format: uživo, online ili hibridno, uz jedan primarni kanal komunikacije. Pripremamo jednostavan raspored za tri mjeseca unaprijed kako bi se članovi mogli planirati. Dogovaramo uloge: voditelj rasprave, osoba za podsjetnike i osoba za bilješke.
Knjige biramo prema zajedničkom popisu prijedloga i transparentnom glasanju. U kalendar uvrštavamo raznolikost: jedan krimić ili triler, jedan SF/fantasy, jedna biografija i jedan naslov iz publicistike ili eseja. Usporedno definiramo kriterije: dostupnost u knjižnici, trajanje čitanja i osjetljive teme koje grupa želi izbjeći.
Za članove početnike u recenziranju uvodimo kratki obrazac s tri pitanja: što je funkcioniralo, što nije i kome bi knjigu preporučili. Naglašavamo razliku između dojma i argumenta, bez ocjenjivanja tuđeg ukusa. Po potrebi dodajemo skalu od 1 do 5, ali ostavljamo prostor za opisnu ocjenu.
Prije susreta šaljemo paket pripreme: dogovorene stranice/pooglavlja, 5–7 pitanja i jednu temu za kontekst autora ili žanra. Kod krimića i trilera unaprijed definiramo pravila oko spoilera, primjerice 'bez otkrivanja kraja'. Za SF i fantasy dodajemo podsjetnik na terminologiju i svijet priče kako bi rasprava bila razumljivija svima.
Na početku susreta radimo brzi krug dojma od jedne rečenice i bilježimo ključne teme na popis. Potom prelazimo na raspravu po redoslijedu: likovi, struktura, stil, tempo i završetak, uz kontrolu vremena po segmentima. Voditelj aktivno uključuje tiše sudionike i vraća razgovor s digresija na dogovorena pitanja.
Za biografije poznatih osoba uvodimo provjeru izvora i razliku između činjenica, interpretacije i autorskog tona. Raspravu usmjeravamo na to što smo naučili o kontekstu vremena, a što o samoj osobi, bez pretvaranja susreta u trač ili nagađanja. Ako postoji više izdanja ili prijevoda, kratko uspoređujemo razlike koje utječu na doživljaj.
Uključujemo audioknjige tako da ponudimo opciju 'slušanje ili čitanje' uz isti rok, te pitamo kako je format utjecao na razumijevanje. Za svakodnevicu predlažemo mini-raspored slušanja (npr. 20 minuta u šetnji ili prijevozu) bez pritiska na količinu. U bilješkama označimo poglavlja ili timecodee koje su članovi spominjali radi lakšeg praćenja.
Za e-knjige dogovaramo zajednički način označavanja citata, primjerice spremanje istaknutih dijelova i dijeljenje jedne rečenice s lokacijom ili poglavljem. Ako netko čita papirnato, omogućujemo paralelno navođenje po poglavlju kako bi svi mogli pratiti. Time smanjujemo nesporazume oko različitih paginacija i izdanja.